Với một bức thư thông thường, chúng ta thường có một chữ ký ở chân thư. Tương tự như vậy, Email cũng tồn tại chữ ký để kết thư. Mỗi một chữ ký email có thể được xem như một tấm card giới thiệu đính kèm ở cuối mỗi bức thư. Mỗi chữ ký bao gồm đầy đủ thông tin cơ bản của cá nhân và doanh nghiệp như tên, chức vụ, địa điểm nơi ở, số điện thoại và email.
Mỗi cá nhân hay doanh nghiệp lại sử dụng một chữ ký khác nhau. Chữ ký email thường có thể sử dụng theo hình thức văn bản hay hình ảnh.
Một chữ ký email thường có thể chứa những nội dung sau đây:
|
Thông tin cần thiết |
Chi tiết nội dung |
|
Họ và tên đầy đủ |
Tên đầy đủ của người gửi. Ví dụ: Nguyễn Văn A |
|
Chức vụ |
Chức vụ hiện tại của người gửi. Ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng |
|
Tên công ty |
Tên công ty mà người gửi đang làm việc. Ví dụ: Công ty CP Kết Nối Truyền Thông Việt Nam - Vinalink Media. |
|
Số điện thoại |
Số điện thoại liên hệ của người gửi. Ví dụ: +84 123 456 789 |
|
Số fax |
Số fax của công ty (nếu có). Ví dụ: +84 987 654 321 |
|
|
Địa chỉ email liên hệ. Ví dụ: [email protected] |
|
Website |
Địa chỉ website của công ty. Ví dụ: www.example.com |
|
Link mạng xã hội |
Đường dẫn đến các tài khoản mạng xã hội (nếu có). |
|
Hình ảnh |
Có hoặc không có hình ảnh của người gửi. |
|
Câu slogan |
Câu slogan (nếu có) để thêm vào chữ ký email. |
Chữ ký email không chỉ có tác dụng thẩm mỹ, đây là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Đối với chiến dịch Marketing, chữ ký đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Chữ ký email giúp mọi người nhận diện thương hiệu hoặc liên lạc tới doanh nghiệp nếu cần thiết. Đối với mỗi cá nhân, chữ ký email giúp người đọc nhận dạng được người gửi thư.
Dưới đây là các vai trò của chữ ký trong email cho doanh nghiệp:
Sử dụng những công cụ có sẵn sẽ khiến cho việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp, nhất là các công cụ tích hợp trong trình duyệt của email. Chữ ký sẽ được thêm vào cuối nội dung email sao khi được tạo lập.
Dưới đây là các bước tạo một email mới trên Outlook:
Dưới đây là cách tạo chữ ký email trên Gmail:
Sau đó, bạn có thể soạn thảo một email mới, chứ ký vừa tạo sẽ được tự động thêm vào bên dưới nội dung email.
Dưới đây là những yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email:
Nhấn mạnh từ đầu rằng đây không phải là yếu tố bắt buộc với chữ ký email. Tuy nhiên, logo công ty hoặc hình ảnh cá nhân có khả năng gây ấn tượng với doanh nghiệp. Bạn nên chọn ảnh có kích thước phù hợp để đảm bảo độ nét. Ảnh có kích thước lớn sẽ khiến email gửi đến bị load chậm và dung lượng email bị nặng hơn.
1. Thiết kế
Đây là một yếu tố quan trọng cần lưu ý đối với chữ ký email. Bạn nên thiết kế chữ ký theo dạng từ trên xuống (hierarchy). Với những thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại, email,.... Bạn hãy chú ý hơn đến những thông tin như họ và tên, số điện thoại, email,... Bạn có thể nhấn mạnh bằng cách in đậm, in nghiêng, điều chỉnh kích cỡ chữ.
Bên cạnh đó, hãy tạo một bố cục đơn giản, gọn gàng (không sử dụng thiết kế 3D). Nên sử dụng hệ thống phân cấp tam giác là tối ưu nhất. Hãy viết thông tin quan trọng nhất trước, và làm nổi bật các thông tin quan trọng. Bạn nên thiết kế bố cục để người đọc dễ dàng nhìn được theo trình tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, từ tên, tiêu đề và logo. Nội dung chữ ký email nên có dung lượng không quá 7 dòng.
2. Font chữ
Font chữ nên sử dụng dạng rõ ràng, hạn chế và tránh sử dụng font quá khó đọc như calligraphy hay script.
3. Màu sắc
Tránh sử dụng quá 3 màu trong một chữ ký email. Một số ví dụ về mẫu chữ ký email online chuyên nghiệp
Chữ ký email đơn giản thường gồm 3-4 dòng. Dạng chữ ký này thường bao gồm:
Một chữ ký email đơn giản có thể bao gồm những thông tin sau.
Một dạng chữ ký email khác mà doanh nghiệp có thể tham khảo gồm:
Dạng chữ ký này thường chứa logo hoặc màu sắc thương hiệu.
Mỗi doanh nghiệp nên tạo lập một chữ ký email riêng bởi chúng sẽ tạo ấn tượng về độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp, dễ dàng nổi bật giữa hàng ngàn email và giúp khách hàng liên hệ dễ hơn. Bài viết trên đây, Vinalink đã cung cấp cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Chúc bạn sau bài viết này có thể nắm bắt được cách tạo lập một chữ ký email và áp dụng thành công cho bản thân mình.
