[ Mới nhất ] - Cách quản lý hàng hóa hiệu quả chống thất thoát

1. Đừng kinh doanh nếu bạn chưa biết cách quản lý hàng hóa hiệu quả

1.1 Hậu quả của việc không biết cách quản lý hàng hóa hiệu quả

• Thiệt hại về doanh thu và lợi nhuận: do khâu quản lý hàng hóa chưa hiệu quả, lỏng lẻo không giám sát nhân viên, kho hàng dẫn tới việc mất hàng, hư hỏng hàng hóa, hết hạn sử dụng …
•  Ảnh hưởng tới tinh thần đoàn kết: mỗi khi sai lệch về kiểm kê số lượng hang hóa thực tế so với số lượng hàng hóa tồn kho khó tránh khỏi việc mọi người nghi ngờ và đổ lỗi cho nhau.

•  Mất khách hàng và uy tín cửa hàng: quản lý hàng hóa không hiệu quả sẽ dẫn tới việc nhầm lẫn, mặt hàng còn thì trả lời khách là hết, mặt hàng hết lại báo khách là còn.

1.2 Quản lý hàng hóa hiệu quả cần đảm bảo những yếu tố gì ?

Quản lý hàng hóa là theo dõi và kiểm soát tất cả những hoạt động có liên quan đến hàng hóa kinh doanh. Để quản lý hàng hóa hiệu quả người quản lý cần làm được những việc sau:

• Luôn kiểm soát chính xác số lượng nhập - xuất - tồn hàng hóa 
• Nắm bắt được tình hình chất lượng và bảo quản hàng hóa
• Phát hiện kịp thời những hàng hoá giảm chất lượng và khó tiêu thụ.
• Có quy trình quản lý hàng hóa từng bước : nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và báo cáo
• Liên tục đối soát, kiểm tra báo cáo bán hàng thực tế và số lượng tồn kho, có khớp hay không.

Việc quản lý hàng hóa hiệu quả sẽ giảm thiểu thất thoát, giảm chi phí thiệt hại không đáng có và tăng doanh thu cho cửa hàng. 

1.3 4 nhóm nguyên nhân chính khiến việc quản lý hàng hóa không hiệu quả 

•  Lỗi quy trình quản lý : có thể là quy trình xuất hàng, quy trình nhập hàng, quy trình kiểm kê, quy trình chuyển hàng từ kho ra sàn trưng bày.
• Nhầm lẫn với nhà cung cấp : chủ yếu lỗi từ nhân viên đặt hàng, nhận hàng hoặc kế toán trong quá trình làm việc với nhà cung cấp dẫn tới hao hụt.
• Kẻ cắp nội bộ : đó là nhân viên tại cửa hàng, kho hàng.
• Kẻ cắp bên ngoài : đối tượng vô tình hoặc cố ý lấy cắp hàng hóa khi ra vào cửa hàng và kho hàng

Như chúng ta thấy có 4 nhóm nguyên nhân chính dẫn tới việc quản lý hàng hóa không hiệu quả và thất thoát hàng hóa thì có 3 nhóm nguyên nhân là từ bên trong cửa hàng hay kho hàng và chỉ 1 nhóm nguyên nhân là từ yếu tố bên ngoài.

Sau khi chỉ ra được những nhóm nguyên nhân thì chúng ta cần đưa ra các giải pháp cụ thể để chống thất thoát và quản lý hàng hóa hiệu quả.

2. 8 cách để quản lý hàng hóa hiệu quả chống thất thoát

Cách 1: Lắp Camera quan sát

Đây là cách giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, luôn quan sát được mọi hoạt động của nhân viên và khách hàng, quan trọng hơn là mỗi khi xảy ra vấn đề, sự cố phát sinh ở cửa hàng hay kho bạn đều có thể kiểm tra xem lại.

Lưu ý: đặt các vị trí lắp camera làm sao quan sát được hết toàn bộ cửa hàng, kho hàng.

Cách 2: Lập sơ đồ sắp xếp quầy hàng và kho để quản lý hàng hóa hiệu quả

Trưng bày và sắp xếp hàng hóa có sơ đồ tổ chức giúp sẽ bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa hiệu quả.

Đối với cửa hàng bạn nên sử dụng quầy kệ trưng bày để nâng cao tính thẩm mỹ còn đối với kho thì bạn sử dụng kệ để hàng nhằm tiết kiệm không gian và diện tích cho kho hàng.

Cách 3: Dán nhãn cho cách sản phẩm

Để quản lý hàng hóa hiệu quả ngoài việc sắp xếp hàng hóa hợp lý bạn cũng nên dán nhãn và lưu mã vạch sản phẩm điều này giúp bạn kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chính xác.

Cách 4: Hạn chế người không có phận sự vào kho

Bạn nên hạn chế việc nhân viên hay khách hàng không phận sự tự do ra vào kho việc này dễ gây ra tình trạng trộm cắp hàng hóa, để kiểm soát bạn nên cấp thẻ cho những người có trách nhiệm ra vào kho.

Cách 5: Xây dựng các quy trình kiểm soát liên quan đến hàng hóa

Để quản lý hàng hóa hiệu quả bắt buộc bạn phải xây dựng được những quy trình chặt chẽ sau :

• Quy trình nhập hàng
• Quy trình xuất hàng
• Quy trình kiểm kho
• Quy trình chuyển hàng từ kho ra địa điểm trưng bày

Hoàn thiện những quy trình trên sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát và nhanh chóng phát hiện sai sót.

Cách 6: Quản lý tốt nhân sự nội bộ

Một nhân viên giỏi sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc cho bạn vì vậy bạn nên dành thời gian chọn lọc ra những nhân viên có tiềm năng, rồi thường xuyên đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho họ.

Cách 7: Cách quản lý hàng hóa hiệu quả bằng phần mềm excel

Nếu bạn là cửa hàng/ kho vừa và nhỏ bạn có thể sử dụng Excel để kiểm tra số lượng hàng hóa xuất - nhập - tồn kho…

Với việc sử dụng excel thì bạn cần nhập tất cả các giao dịch trong ngày rồi cuối ngày tổng kết lại đối chiếu giữa báo cáo bán hàng thực tế và số lượng tồn kho, có khớp hay không là được.

Cách 8: Sử dụng phần mềm để quản lý hàng hóa hiệu quả

Đối với những siêu thị, kho hàng lớn nhiều các chủng loại mặt hàng thay thì tôi khuyên các bạn nên tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp.

Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý chính xác số lượng hàng hóa xuất - nhập - tồn, thời gian nhập thông tin số liệu, người chịu trách nhiệm công việc.

Thông qua những báo cáo của phần mềm bạn sẽ quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu sai sót và hạn chế thất thoát.

3. Các kinh nghiệm để quản lý hàng hóa hiệu quả

3.1 Kiểm kê hàng tồn kho theo ngày, tuần, tháng 

Để quản lý hàng hóa hiệu quả và quả tránh thất thoát hàng ngày bạn nên kiểm kê số liệu những mặt hàng đã bán trong ngày đối chiếu với tồn kho xem có sai lệch gì không còn kịp thời sửa đổi.

Cùng với đó là kế hoạch kiểm kê hàng hóa theo định kỳ từng tháng sẽ mang lại kết quả chính xác nhất và giảm tỷ lệ thất thoát hàng hóa tối đa cho bạn.

3.2 Thường xuyên kiểm tra số lượng xuất - nhập để quản lý hàng hóa hiệu quả 

Chênh lệch và hao hụt hàng hóa thường do lỗi từ nhân viên nội bộ trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển hoặc là khách hàng do chủ quan làm thiếu các bước trong quy trình kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế so với biên bản.

Vì vậy bạn phải thường xuyên kiểm tra và theo dõi phiếu xuất kho, nhập kho và cập nhật số liệu đối chiếu với hàng hóa trong kho xem số lượng có khớp không, nếu có chênh lệch thì bạn có thể nhanh chóng xử, lý hạn chế tổn thất cho bạn. 

3.3 Giải phóng hàng hóa hết giá trị sử dụng trong kho 

Trong quá trình kiểm kho, nếu phát hiện những mặt hàng tồn quá lâu và đã hết hạn sử dụng, bạn cần giải phóng những mặt hàng đó ngay, không để xảy ra tình trạng kho quá đầy mà mà không có giá trị.

3.4 Đảm bảo kho luôn ngăn nắp, gọn gàng 

Cuối ngày nên yêu cầu nhân viên dọn dẹp, sắp xếp lại hàng hóa ngăn nắp đúng nơi quy định, tránh để tình trạng hàng hóa lộn xộn, chồng chất lên nhau ngày này qua ngày khác.

Luôn đảm bảo kho hàng ngăn nắp, gọn gàng sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý hàng hóa hiệu quả và suôn sẻ.