Biểu đồ xương cá - Fishbone Diagram hay mô hình xương cá hay sơ đồ Ishikawa là công cụ được sử dụng khá phổ biến trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Thông qua biểu đồ các nhà quản lý sẽ xác định, phân tích, và giải quyết được các nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.
Biểu đồ được mô tả thông qua hình ảnh giống như một bộ xương cá, với đầu cá biểu diễn vấn đề cần giải quyết, và các xương sườn là những nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Mỗi "xương" nhỏ hơn lại tiếp tục phân nhánh ra để chi tiết hóa vấn đề, qua đó giúp đưa ra cái nhìn tổng quan và chi tiết về mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến một vấn đề.
Mục đích chính của việc sử dụng Fishbone Diagram chính là để phân tích một cách bài bản và có hệ thống các nguyên nhân gây ra vấn đề. Lấy ví dụ như khi bạn đối mặt với một vấn đề phức tạp, việc đầu tiên bạn cần làm là gì? Đó chính là xác định rõ ràng nguyên nhân gốc rễ vậy lúc này mô hình xương cá sẽ giúp bạn xác định vấn đề.
Cụ thể biểu đồ xương cá giúp phân loại nguyên nhân thành các nhóm lớn, giúp tập trung xử lý từng phần một. Thêm vào đó, sự rõ ràng và mạch lạc trong cách trình bày của biểu đồ giúp cải thiện khả năng giao tiếp và thảo luận trong nhóm, đặc biệt trong các buổi họp brainstorming hay khi phải đưa ra các quyết định quan trọng.
Ví dụ công ty sản xuất của bạn đang gặp vấn đề về tỷ lệ lỗi sản phẩm cao và bạn quyết định sử dụng mô hình xương cá để tìm ra vấn đề. Trong quá trình brainstorming bạn nhận ra rằng vấn đề chính nằm ở chất lượng nguyên liệu và kỹ năng của công nhân. Từ các nguyên nhân đó bạn đã tiến hành triển khai các biện pháp như kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nghiêm ngặt hơn và cải thiện chương trình đào tạo cho công nhân,...
Có thể nói thông qua việc sử dụng "sơ đồ xương cá", các tổ chức và cá nhân có thể hướng tới mục tiêu cải thiện chất lượng và hiệu suất làm việc. Điều này giúp bạn loại bỏ hoặc giảm thiểu tác động của các nguyên nhân gây ra vấn đề. Sơ đồ xương cá không chỉ đơn thuần là công cụ phân tích mà còn là bước đệm vững chắc hướng tới sự đổi mới sáng tạo và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Để hiểu rõ hơn cách vận hành của mô hình xương các bạn cần xác định các thành phần của mô hình này. Các thành phần cơ bản của biểu đồ xương cá bao gồm:
Theo đó mỗi nhóm nguyên nhân chính trên biểu đồ sẽ có các nhánh phụ mô tả các nguyên nhân cụ thể hơn, làm rõ cách mà mỗi nhóm ảnh hưởng đến vấn đề. Các nhánh này giúp phân tích chi tiết hơn về từng nguyên nhân tiềm ẩn.
Như đã trình bày ở trên, mô hình xương cá sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề thông các “nhánh xương” trong mô hình. Tuy nhiên đâu là cách triển khai mô hình xương cá một cách chính xác nhất. Dưới đây là quy trình các bước đã được Vinalink nghiên cứu và tổng hợp lại:
Đầu tiên các bạn cần xác định cụ thể các vấn đề cần giải quyết và đảm bảo mọi người đều hiểu đúng vấn đề. Để làm rõ vấn đề bạn có thể áp dụng phương pháp 5W và How để trả lời các câu hỏi liên quan đến vấn đề bao gồm:
Việc xác định vấn đề không chỉ là bước đầu tiên mà còn là bước quan trọng nhất, quyết định sự thành công của biểu đồ xương cá. Điều này không chỉ khuyến khích việc đánh giá và phân tích dữ liệu một cách sâu sắc mà còn tạo điều kiện cho việc tìm ra nguyên nhân thực sự và giải pháp phù hợp, hướng tới việc cải thiện tình hình và đạt được kết quả mong muốn.
Sau khi xác định vấn đề bạn cần tiến hành phân tích để tìm ra mục tiêu chính cũng như phân loại tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến vấn đề được nêu ra. Như đã phân tích ở trên, những yếu tố cần được xem xét bao gồm: vật liệu, máy móc, con người, quy trình/phương pháp, môi trường, và đo lường. Đây là các nhóm nguyên nhân cơ bản thường gặp và thường được gọi là sơ đồ xương cá 6M.
Trong quá trình Brainstorm mọi người cần cởi mở và chia sẻ ý kiến để từ đó có thể phát hiện ra một loạt nguyên nhân tiềm ẩn, thuộc về một hoặc nhiều nhóm đã liệt kê. Để giữ cho quá trình phân tích trở nên đơn giản và dễ quản lý thì bạn không nên xác định quá 10 nguyên nhân chính. Mỗi nhóm nguyên nhân sẽ tương ứng với một nhánh xương cá cụ thể trên sơ đồ, giúp đơn giản hóa việc xác định và giải quyết vấn đề một cách hệ thống và có tổ chức.
Khi đã phân loại được các loại nguyên nhân chính, bước tiếp theo chính bóc tách nhỏ nguyên nhân ra để xác định nguyên nhân thực sự dẫn đến vấn đề. Công việc này đòi hỏi sự thảo luận và phân tích kỹ lưỡng từng nguyên nhân cho các nhánh xương con.
Ví dụ khi xác định nguyên nhân thực sự ảnh hưởng đến vấn đề về tỷ lệ rời bỏ cao trong sử dụng sản phẩm bạn có thể cần xem xét các yếu tố như:
|
Nguyên liệu |
|
|
Con người |
|
|
Môi trường |
|
|
Máy móc |
|
|
Quy trình |
|
|
Đo lường |
|
Bạn nên lắp đầy biểu đồ xương cá của mình bằng nhiều nguyên nhân nhất một cách có thể. Trên thực tế không phải bất kỳ nhánh xương chính nào cũng được lắp đầy các nhánh xương con. Bạn chỉ nên tập trung làm rõ các nguyên nhân mà bạn nghĩ là nó thật sự quan trọng.
Cuối cùng, sau khi đã xác định được nguyên nhân thực sự của vấn đề, bước tiếp theo là phân tích và hoạch định hướng giải quyết. Bước này bao gồm việc đề xuất các giải pháp tiềm năng, đánh giá hiệu quả và khả thi của từng giải pháp và lựa chọn phương án tốt nhất. Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và đôi khi là sự sáng tạo, với mục tiêu không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn ngăn chặn sự xuất hiện của vấn đề tương tự trong tương lai.
Khi sử dụng "biểu đồ xương cá" trong việc quản lý và giải quyết vấn đề bạn cần chú ý đến một số điểm như sau:
Có thể mô hình xương cá không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và khoa học mà còn thể hiện tư duy chiến lược và tinh thần đổi mới sáng tạo trong quản lý. Qua đó các tổ chức và cá nhân có thể nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình, hướng tới sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.
Hy vọng nội dung bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về biểu đồ xương cá cũng như cách để triển khai một mô hình Fishbone Diagram hoàn thiện. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan hãy liên hệ ngay với Vinalink Media để được giải đáp nhé.
