Kaizen là gì? Đặc điểm và lợi ích tuyệt vời

1. Kaizen là gì?

Kaizen là gì? Kaizen là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, “Kai” là thay đổi, “zen” là tốt hơn. Kaizen mang nghĩa đen là "cải thiện liên tục" hoặc "thay đổi để tốt hơn." 

Trong ngữ cảnh của doanh nghiệp, Kaizen không chỉ là một khái niệm mà là một phương pháp, một triết lý kinh doanh, tập trung vào việc liên tục cải tiến quy trình và hoạt động, với sự tham gia của tất cả các nhân viên. Kaizen không chỉ đơn giản là một quá trình cải thiện năng suất, mà còn là một triết lý về việc làm cho môi trường làm việc trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn.

Khái niệm về Kaizen bao gồm nhiều ý tưởng. Nó liên quan đến việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy tinh thần đồng đội, cải thiện các thủ tục hàng ngày, đảm bảo sự tham gia của mọi nhân viên, và giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và ít mệt mỏi hơn.

Kaizen tập trung vào việc từng bước nâng cao năng suất bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Điều này có thể bao gồm kiểm soát chất lượng, đảm bảo giao hàng đúng lúc, tiêu chuẩn hóa công việc, tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị và loại bỏ lãng phí.

Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể thực hiện các thay đổi bất cứ lúc nào, Kaizen nhấn mạnh rằng những thay đổi nhỏ hiện tại có thể tạo ra tác động lớn trong tương lai. Điều này cho thấy tính linh hoạt và khả năng thích nghi của Kaizen trong môi trường kinh doanh.

2. Đặc điểm của phương pháp Kaizen 

Các mục tiêu chính của triết lý Kaizen bao gồm đảm bảo chất lượng, đáp ứng thời hạn giao hàng, tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc, tối ưu hóa sử dụng thiết bị và loại trừ lãng phí. Mục đích của Kaizen là thực hiện các thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian nhất định để đạt được sự cải thiện. Điều này không đồng nghĩa với việc thay đổi diễn ra từ từ; mà chỉ là những thay đổi nhỏ hiện tại có thể tạo ra tác động lớn trong tương lai. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể đóng góp vào sự thành công của công ty bằng cách đề xuất và thực hiện cải tiến bất cứ lúc nào.

Trước đây, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất ở Nhật Bản, trong đó có Toyota - một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới. Toyota coi Kaizen là một trong những giá trị cốt lõi và áp dụng nó vào tổ chức của mình. Cụ thể, trong hệ thống sản xuất, Toyota khuyến khích và ủng hộ mọi nhân viên tìm ra điểm cần cải thiện và đề xuất các giải pháp thực thi được. 

Sau đó, Kaizen dần trở nên phổ biến hơn - được áp dụng trong hàng loạt các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau như công nghệ, dịch vụ, thương mại,... tại nhiều quốc gia trên toàn thế giới, bao gồm cả Việt Nam.

  2.1 Yêu cầu đối với Kaizen

Các nguyên lý truyền thống của Kaizen ở Nhật Bản tuân theo năm nguyên tắc cơ bản, bao gồm: phẩm chất, kỷ luật cá nhân, làm việc theo nhóm, cải thiện tinh thần và đề xuất cải thiện. Những nguyên tắc này dẫn đến ba kết quả chính: loại bỏ lãng phí, quản lý tốt và tiêu chuẩn hóa. Mục tiêu cao nhất là làm thế nào để triết lý Kaizen trở thành một phần không thể thiếu của văn hóa công ty, đến mức trở nên tự nhiên với mọi nhân viên.

Theo Kaizen, không có điểm kết thúc hoàn hảo và mọi thứ đều có thể được cải thiện. Con người cần phải không ngừng tiến hóa và đổi mới. Nguyên tắc cơ bản của Kaizen là những người làm việc tốt nhất thì sẽ nắm rõ về hoạt động hoặc nhiệm vụ đó.

Làm việc theo nhóm là trọng tâm của Kaizen, vì vậy các cuộc họp nhóm thường diễn ra thường xuyên để bàn thảo về các cải tiến cho công việc.

  2.2 Kaizen và chu trình PDCA

Các cải tiến thường theo chu trình PDCA, viết tắt của "plan-do-check-action". Phần “plan” (kế hoạch) bao gồm việc đề xuất các thay đổi để mọi người biết rõ điều gì sẽ xảy ra khi các nhóm cố gắng giải quyết một vấn đề. "Do" là việc thực hiện giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Bước "check" (kiểm tra) là việc đánh giá hiệu quả của giải pháp cho vấn đề để xem liệu nó có mang lại kết quả như mong đợi hay không.

Khi một công ty thực hiện đến giai đoạn "action" (hành động), nó sẽ quyết định xem giải pháp nên trở thành tiêu chuẩn của công ty hay không, hoặc liệu có cần phải điều chỉnh thêm hay không. Nếu các nhà quản lý quyết định thực hiện nhiều thay đổi hơn, quy trình Kaizen sẽ quay lại bước kế hoạch và bắt đầu lại từ đó.

3. Kaizen 5s là gì?

Vinalink vừa chia sẻ những thông tin chi tiết nhất để bạn hiểu rõ bản chất của Kaizen là gì. Vậy bạn đã từng nghe đến Kaizen 5s chưa? 

5S được biết đến dưới tên gọi "sản xuất tinh gọn" và là một công cụ đơn giản nhằm mục đích loại bỏ lãng phí trong hoạt động sản xuất. Mỗi chữ "s" là viết tắt của một từ tiếng Nhật, khi được phiên âm sang chữ viết Latinh, cũng bắt đầu bằng chữ "s". Năm bước như sau:

• Seiri -  Sort - Sàng lọc
• Seiton - Straighten - Sắp xếp
• Seiso - Shine - Sạch sẽ
• Seiketsu - Standardize - Săn sóc
• Shitsuke - Sustain - Sẵn sàng

Theo Viện Kaizen, một tổ chức tư vấn về quản lý tinh gọn, mô tả các bước như sau:

• Sàng lọc: Sàng lọc những thứ không cần thiết trong khu vực làm việc.
• Sắp xếp: Đặt các vật dụng cần thiết ở vị trí sao cho mọi người dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy. 
• Sạch sẽ: Dọn dẹp và làm sạch nơi làm việc và các thiết bị thường xuyên để duy trì sự sạch sẽ.
• Săn sóc: Kiểm tra và duy trì 3S đầu tiên bằng cách sử dụng các quy trình tiêu chuẩn, để nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và liên tục tăng năng suất.
• Sẵn sàng: Tuân thủ các quy tắc để duy trì tiêu chuẩn và tiếp tục cải thiện hàng ngày.

Khi đạt được bước thứ năm, quy trình bắt đầu lại một cách hiệu quả, tạo ra một chu trình cải tiến liên tục.

4. 5 lợi ích của phương pháp Kaizen đem lại

Những lợi ích tuyệt vời của Kaizen là gì mà khiến nó trở thành triết lý kinh doanh của nhiều công ty đến vậy? Cùng đọc tiếp phần dưới đây để tìm ra 5 giá trị mà mà Kaizen đem lại cho doanh nghiệp:

  4.1 Mục tiêu xứng đáng

Kaizen là một phương pháp cải tiến mang lại lợi ích không chỉ riêng cho nội bộ doanh nghiệp mà còn cho toàn cả một tập thể, từ nhân viên đến khách hàng. Lý thuyết quản lý này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. 

Kaizen ghi nhận, đánh giá, cũng như động viên những nỗ lực của nhân viên. Thông qua việc này, Kaizen giúp tạo ra một môi trường làm việc nơi mà mọi thành viên cảm thấy được đánh giá và coi trọng, góp phần tăng cường sự liên kết và cam kết với tổ chức.

  4.2 Cải thiện tinh thần đồng đội

Một trong những ưu điểm của Kaizen là khả năng cải thiện tinh thần đồng đội. Phương pháp này không chỉ đơn thuần làm tăng tinh thần hợp tác, mà còn tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người đều cảm thấy được động viên và trân trọng. Khi mọi thành viên trong nhóm Kaizen cùng nhau giải quyết các vấn đề, họ không chỉ xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn mà còn khích lệ  tinh thần đội nhóm. 

Hơn nữa, làm việc theo nhóm còn tạo sự hợp tác giữa các bộ phận và nhân viên có cơ hội học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề mang tính phức tạp. Do đó, một trong những lợi ích của Kaizen là thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các cá nhân và bộ phận.

  4.3 Kaizen xây dựng kỹ năng lãnh đạo

Mỗi nhóm kaizen cần phải có một trưởng nhóm. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động của nhóm và điều phối các nhiệm vụ. Trong vai trò của mình, trưởng nhóm kaizen đảm bảo rằng mỗi thành viên thực hiện vai trò của mình đúng cách và cũng là người tìm kiếm sự hỗ trợ nếu cần thêm nguồn lực. 

Tuy nhiên, không nhất thiết phải là người quản lý mới có thể làm trưởng nhóm. Kaizen yêu cầu sự tham gia ở mọi cấp độ, từ đó phát triển và tăng cường kỹ năng lãnh đạo của họ thông qua việc hướng dẫn, động viên và hỗ trợ nhóm.

  4.4 Cải thiện hiệu suất làm việc

Kaizen giúp thúc đẩy việc nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu quả. Ví dụ về Nhà máy sản xuất ô tô Toyota, một doanh nghiệp áp dụng cực kỳ thành công trong việc áp dụng Kaizen vào quá trình sản xuất của họ. 

Bằng cách triển khai chương trình đào tạo cho nhân viên về cách lắp ráp xe hơi với mức độ luyện tập lặp đi lặp lại, những công nhân của Toyota đạt được độ chính xác gần như hoàn hảo. Đồng thời, để đạt được hiệu suất cao, họ loại bỏ những công nhân không đạt yêu cầu về hiệu suất. Nhờ điều này, Toyota đã giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa năng suất.

  4.5 Giảm thiểu lãng phí trong quy trình kinh doanh

Đây cũng là một lợi ích khác mà Kaizen mang lại. Giảm thiểu lãng phí là trách nhiệm của toàn bộ nhân viên trong công ty. Vì vậy, lãnh đạo và nhân viên phải cùng nhau xác định và loại bỏ lãng phí trong quá trình kinh doanh. 

Với việc điều chỉnh liên tục, họ có thể phát hiện và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí, từ đó loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Đồng thời, việc sử dụng nguồn lực cũng cẩn trọng hơn và tăng cường hiệu suất tổng thể trong kinh doanh.

Hy vọng rằng thông tin từ bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp Kaizen là gì và những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Vinalink tin rằng Kaizen không chỉ là một phương pháp cải tiến quy trình mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp ngày càng tiến xa trên con đường phát triển. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài chia sẻ từ Cẩm nang Digital Marketing!