KPI là gì? Cách xác định và xây dựng chỉ số KPI

1. KPI là gì?

KPI là gì?

KPI (tiếng Anh là Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả thực tế so với kế hoạch đặt ra. KPI cũng có thể coi là mục tiêu đặt ra mà người thực hiện cần đạt được. 

KPI thường là một chỉ tiêu định lượng cụ thể, phản ánh được hiệu quả hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể theo dõi, đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng KPI như một công cụ để có các chế độ thưởng, tạo động lực cho nhân viên. 

2. Tầm quan trọng của KPI

KPI đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp:

• Xác định mục tiêu: KPI giúp xác định được các mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được cho từng hoạt động, nhân viên hay bộ phận trong doanh nghiệp.
• Theo dõi và kiểm soát tiến độ: KPI giúp theo dõi, kiểm soát được tiến độ, kết quả của các hoạt động, nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề, sai sót hay rủi ro.
• Đánh giá năng lực nhân viên: KPI giúp đánh giá chính xác năng lực, hiệu suất làm việc của các nhân viên, nhóm hay bộ phận trong doanh nghiệp. 
• Hoạch định chiến lược kinh doanh: Thông qua đánh giá KPI cho từng hoạt động cụ thể, doanh nghiệp có thể biết hoạt động nào đang tốt, không tốt để có thể hoạch định được chiến lược kinh doanh trong tương lai. 

Đồng thời, KPI cũng sẽ giúp nhân viên: 

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với chỉ tiêu lãnh đạo đặt ra. 
• Có được động lực để làm việc.
• Phát hiện được bản thân có đang chậm tiến độ hay không và có phương án điều chỉnh kịp thời. 

3. Các loại KPI phổ biến hiện nay

Các loại KPI phổ biến hiện nay

Có rất nhiều loại KPI được sử dụng trong các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại KPI phổ biến hiện nay:

3.1 KPI Kinh doanh

KPI kinh doanh là các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đánh giá được tổng quan tình hình kinh doanh của mình. Một số KPI kinh doanh thông dụng là: doanh thu, lợi nhuận, phần trăm lợi nhuận, số lượng khách hàng mới, tỉ lệ chuyển đổi … 

3.2 KPI Tiếp thị

KPI tiếp thị là các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp. Một số KPI tiếp thị quen thuộc là: số lượng người tiếp cận, số lượng người tương tác, tỉ lệ tương tác, tỉ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng … 

3.3 KPI Quản lý dự án

KPI quản lý dự án là các chỉ số đo lường tiến độ và mức độ hoàn thành của dự án so với kế hoạch đã đặt ra. Một số KPI quản lý dự án thông dụng là: thời gian hoàn thành, tiến độ theo giai đoạn, chi phí … 

3.4 KPI Tài chính

KPI tài chính là các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm cả thu nhập và chi tiêu. Một số KPI tài chính thường được sử dụng là: dòng tiền, tỉ suất sinh lời, tỉ suất hòa vốn … 

3.5 KPI Bán hàng

KPI bán hàng là các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, cho biết khả năng bán hàng và mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Một số chỉ số KPI bán hàng thường được dùng là: số lượng đơn hàng, giá trị trung bình mỗi đơn hàng, tỷ lệ mua lại, … 

4. Quy trình 5 bước xây dựng chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Để xây dựng được các chỉ số KPI hiệu quả và phù hợp với từng hoạt động, nhân viên hay bộ phận, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình 5 bước sau: 

4.1 Xác định đối tượng xây dựng KPIs

Xác định đối tượng xây dựng KPIs

Thông thường, trong doanh nghiệp có hai đối tượng chính chịu trách nhiệm xây dựng KPIs:

• Bộ phận, phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng KPIs cho bộ phận, phòng ban của mình, trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs hiệu quả nhất. Người xây dựng KPIs sẽ là trưởng bộ phận, phòng ban - người nắm rõ về các công việc và năng lực của từng nhân viên. 
• Đội ngũ quản trị nhân lực và quản lý cấp cao sẽ xây dựng bộ KPIs cho các bộ phận, phòng ban. 

Mỗi đối tượng xây dựng KPIs đều có những ưu, nhược điểm riêng: 

4.2 Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART

Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART

Bước tiếp theo là xác định chỉ số KPI bằng công cụ SMART, gồm 5 yếu tố: 

• Specific (Cụ thể): KPI phải rõ ràng, cụ thể và không gây nhầm lẫn. KPI rõ ràng sẽ giúp cả người theo dõi, giám sát và người thực hiện thuận tiện nhất. Ví dụ: KPI doanh thu là đạt được doanh thu là 170 tỷ đồng. 
• Measurable (Đo lường được): KPI phải có thể thu thập, theo dõi và so sánh được dữ liệu. KPI nên là một chỉ tiêu định lượng thay vì chỉ tiêu định tính, bởi định tính mang tính chất chung chung sẽ rất khó để đo lường. Ví dụ: Bạn đặt KPI 170 tỷ doanh thu đến từ các kênh bán hàng tại cửa hàng, bán hàng trên sàn thương mại điện tử và bán hàng qua Facebook. Khi đó bạn sẽ dễ dàng đo lường được doanh thu của từng kênh và biết có đạt được KPI hay không. 
• Achievable (Khả thi): KPI phải có thể thực hiện được với nguồn lực và điều kiện hiện có. Ví dụ: KPI đạt 170 tỷ doanh thu của bạn là dựa vào doanh thu cùng thời điểm năm trước đã đạt 150 tỷ. Nếu doanh thu cùng kỳ năm trước chỉ đạt 10 tỷ mà bạn đặt KPI là 170 tỷ thì không khả thi và rất khó đạt được. 
• Relevant (Thích hợp): KPI phải liên quan đến mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp và bộ phận đảm nhiệm KPI. Ví dụ: Bạn nên đặt KPI đạt 170 tỷ doanh thu cho bộ phận bán hàng. 
• Time-bound (Có thời hạn): KPI phải có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, để có thể đánh giá được kết quả. Ví dụ: Bạn đặt KPI đạt 170 tỷ doanh thu trong quý IV, 2023. 

Tổng kết lại các yếu tố, bạn có thể đặt KPI thỏa mãn nguyên tắc SMART như sau: Bộ phận bán hàng đạt doanh thu 170 tỷ đồng thông qua kênh bán hàng tại cửa hàng, bán hàng trên sàn thương mại điện tử và bán hàng qua Facebook trong quý IV, 2023.

4.3 Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành

Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành

 Sau khi xác định được chỉ số KPI, bạn áp dụng các chỉ số KPI đã xác định vào các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp, bộ phận hay nhân viên cụ thể và đánh giá mức độ hoàn thành.

KPI được xác định theo nguyên tắc SMART có thể được đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành một cách dễ dàng. Về cơ bản, có thể phân loại mức độ hoàn thành KPI thành 3 nhóm sau: 

• Nhóm A: Cần ít thời gian hơn dự kiến nhưng đã đạt được KPI.
• Nhóm B: Cần nhiều thời gian hơn dự kiến để đạt được KPI.
• Nhóm C: Cần đủ thời gian dự kiến để đạt được KPI. 

Bạn có thể dựa vào kết quả đánh giá để có những điều chỉnh cho các KPI tiếp theo cũng như cải thiện hiệu suất làm việc của các nhóm chưa đạt KPI trong thời gian dự kiến. 

4.4 Đánh giá KPIs và tính toán với lương thưởng

Khi xây dựng KPI, với mỗi mức độ hoàn thành KPI, bạn nên xây dựng các chế độ đãi ngộ, lương thưởng nhất định để tăng cường động lực của nhân viên. KPI là một cách đánh giá khách quan nhất giúp lãnh đạo hiểu rõ năng lực của nhân viên và nhân viên cũng tự xác định được năng lực của bản thân để phấn đấu, cải thiện thêm. 

4.5 Điều chỉnh KPIs để phù hợp với thực tế hoàn thành công việc

Điều chỉnh KPIs để phù hợp với thực tế hoàn thành công việc

Bạn cần theo dõi quá trình thực hiện KPIs để có những điều chỉnh thích hợp so với thực tế hoàn thành công việc. Bạn có thể thực hiện quy trình sau để điều chỉnh KPIs khi cần thiết: 

• Phân tích nguyên nhân: Tìm ra được những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của các chỉ số KPI, bao gồm cả những yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các nguyên nhân khiến KPI không hoàn thành được có thể là hiệu suất làm việc nhân viên thấp, KPI quá cao so với thực tế, biến động môi trường kinh doanh…Thông qua việc phân tích nguyên nhân, doanh nghiệp có thể tìm ra được những giải pháp để cải thiện. 
• Đề xuất các giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục tình trạng không hoàn thành được KPI hiện tại. Các giải pháp có thể là: tăng cường nguồn nhân sự, cải tiến quy trình, … 
• Thực hiện giải pháp: Dựa vào các giải pháp được đề xuất, doanh nghiệp sẽ đánh giá và lựa chọn ra giải pháp có độ khả thi, hiệu quả cao nhất để thực hiện. 
• Điều chỉnh KPI: Nếu KPI hiện tại không khả thi so với thực tế thì doanh nghiệp cần điều chỉnh lại. KPI không khả thi so với thực tế không chỉ cần điều chỉnh lại mà còn có thể gây ra tâm lý “buông bỏ”, không thể đạt được trong nhân viên. Đây chính là lý do tại sao doanh nghiệp cần nghiên cứu rất kỹ khi đặt KPI, đảm bảo KPI phải khả thi so với thực tế. 

Qua bài viết “KPI là gì? Cách xác định và xây dựng chỉ số KPI”, Vinalink đã giải đáp câu hỏi KPI là gì. KPI là một công cụ quan trọng và hiệu quả đối với doanh nghiệp. Để xây dựng được các chỉ số KPI phù hợp, doanh nghiệp cần tuân theo quy trình 5 bước: xác định đối tượng xây dựng KPIs; xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART; áp dụng KPI, đánh giá mức độ hoàn thành; đánh giá KPIs, tính toán với lương thưởng và cuối cùng là điều chỉnh KPIs để phù hợp với thực tế hoàn thành công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để xây dựng, áp dụng các chỉ số KPI trong doanh nghiệp của mình. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!