Business case là gì? 5 Bước phát triển Business case cần biết

1. Business case là gì?

Business case (Tình huống kinh doanh) là một quá trình để xem xét kỹ lưỡng các cơ hội, lựa chọn thay thế, các giai đoạn của dự án và đầu tư tài chính để đưa ra đề xuất cho hướng hành động và giải pháp tốt nhất sẽ tạo ra giá trị kinh doanh.
Phân biệt Business case (Tình huống kinh doanh) và Business plan (Kế hoạch kinh doanh)

1.1 Business case

Business case là một trong những công cụ ra quyết định mạnh mẽ nhất dành cho đội ngũ lãnh đạo của tổ chức. Nó là một công cụ ra quyết định cung cấp cho đội ngũ lãnh đạo đánh giá về việc đầu tư, lợi ích và rủi ro của một quyết định cụ thể.

Một business case trả lời câu hỏi: điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tiến hành quyết định đầu tư này? Lý do cho business case được trình bày trong một tài liệu được xây dựng cẩn thận, chi tiết hóa cơ sở lý luận để thuyết phục người ra quyết định chấp thuận khuyến nghị đầu tư.

Quy trình xây dựng business case giúp các tổ chức hình thành các sáng kiến, dự án và thay đổi, điều chỉnh quyết định hay mục tiêu khi cần thiết.

1.2 Business Plan

Là một tập hợp các mục tiêu, mục tiêu và chiến lược kinh doanh được lập thành văn bản mà một tổ chức hướng tới để đạt được trong vòng ba đến năm năm tới. Kế hoạch kinh doanh bao gồm thông tin thị trường, phân khúc khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, dự báo bán hàng và ước tính chi phí, dự báo tài chính.

2. Tại sao phải tạo Business case (Tình huống kinh doanh)?

Chuẩn bị business case cho phép bạn thực hiện một cách tiếp cận có kỷ luật để xem xét nghiêm túc cơ hội, các lựa chọn thay thế, các giai đoạn của dự án và đầu tư tài chính để đưa ra đề xuất cho hành động và giải pháp tốt nhất nhằm tạo ra giá trị và hiệu quả kinh doanh.

Khi dành thời gian để phát triển một business case vững chắc, các đề xuất và phương án đầu tư sẽ được phân tích kỹ hơn. Việc này sẽ làm tăng hiệu quả kinh doanh và giá trị của dự án và giảm rủi ro cũng như tăng khả năng được hỗ trợ để tiếp tục đầu tư.

Một business case là bắt buộc khi bạn cần:

• Thể hiện giá trị của một sản phẩm hoặc dịch vụ được đề xuất sẽ tạo ra cho tổ chức của bạn;
• Nhận được sự chấp thuận đầu tư của hội đồng quản trị;
• Quyết định có thuê ngoài một chức năng cụ thể hay không;
• Di dời, điều chỉnh các hoạt động kinh doanh và cơ sở sản xuất;
• Ưu tiên các dự án trong tổ chức của bạn đang cạnh tranh về tài trợ và nguồn lực;
• Đảm bảo nguồn tài chính và nguồn lực để thực hiện dự án.

Business case được lập thành văn bản sẽ cung cấp niềm tin và mức độ chắc chắn rằng đề xuất được xem xét sẽ thành công.

3. 5 bước để phát triển một business case vững chắc

Bước 1: Xác nhận cơ hội khi lên business case

Mô tả tình huống và cơ hội kinh doanh mà đề xuất của bạn sẽ tác động. Điều này sẽ bao gồm thông tin cơ bản về dự án, logic đầu tư và các mục tiêu kinh doanh cần ưu tiên.

• Quyết định đầu tư;
• Các mục tiêu chính của dự án;
• Nhu cầu kinh doanh;
• Cung cấp thông tin cơ bản về hoàn cảnh, bối cảnh của dự án

Bước 2: Phân tích và phát triển các giải pháp lựa chọn

Xác định các phương pháp tiếp cận thay thế và chọn ba hoặc bốn phương án ưu tiên để phân tích. Thu thập thông tin về từng giải pháp thay thế, phân tích các lựa chọn và phát triển các lựa chọn.

• Mô tả cách thức đầu tư phù hợp với chiến lược và kế hoạch kinh doanh của tổ chức;
• Mô tả các tùy chọn khác nhau đã khám phá và lý do tại sao bạn đề xuất các lựa chọn hoặc giải pháp này;
• Tính toán chi phí của khoản đầu tư và lợi ích tài chính của nó và các báo cáo tài chính dự kiến;

Bước 3: Đánh giá các lựa chọn

Đánh giá xem các phương án sẽ đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh như thế nào, định lượng lợi ích của từng giải pháp tiềm năng, sau đó chọn phương án ưu tiên, có tính đến giá trị chiến lược và tài chính được tạo ra cũng như rủi ro.

• Đánh giá và tính toán lợi ích kinh doanh bao gồm ước tính các lợi ích tài chính và phi tài chính;
• Đánh giá các phương án sẽ đáp ứng mục tiêu kinh doanh cụ thể ra sao
• Đánh giá chặt chẽ các rủi ro vốn có, các kế hoạch dự phòng rủi ro và vạch ra các chiến lược để giảm thiểu rủi ro.
• Từ đó lựa chọn các phương án ưu tiên cho business case

Bước 4: Chiến lược thực hiện cho business case

Lập kế hoạch thực hiện cho phương án ưu tiên, nêu chi tiết cách đạt được các mục tiêu kinh doanh, các nguồn lực cần thiết, ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng mốc thời gian và cách giảm thiểu rủi ro của dự án.

• Mô tả cách tiếp cận sẽ được sử dụng, bao gồm lịch trình, nguồn lực, chiến lược mua sắm, quản trị dự án và cách áp dụng các biện pháp trên thực tế
• Xây dựng các biện pháp, chỉ số để đo lường hiệu quả và cách điều chỉnh

Bước 5: Đề xuất

Xác nhận lựa chọn được đề xuất. Lập các tài liệu về business case và trình bày đề xuất lựa chọn, giải pháp cho hội đồng quản trị và nhóm quản lý để phê duyệt để tiến hành.

• Đưa ra các lựa chọn để hội đồng quản trị và ban quản lý xem xét trong việc đưa ra quyết định.

Những lưu ý khi xây dựng Business case?

• Độ sâu phân tích cần thiết: dựa trên quy mô và mức độ phức tạp của quyết định đầu tư. Ví dụ, business case đối với khoản đầu tư 5 triệu đô la trở xuống đơn giản hơn nhiều so với trường hợp kinh doanh đối với khoản đầu tư từ 500 triệu đô la trở lên.
• Business case nên được chuẩn bị sớm trong dự án nhằm mục đích giúp ban lãnh đạo nghiên cứu kỹ lưỡng các lựa chọn ưu tiên để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh. 
• Tổ chức có kinh nghiệm và có kiến thức chuyên môn có thể tự xây dựng business case. Tuy nhiên, một số tổ chức sẽ không có đầy đủ các kỹ năng cần thiết thì có thể thuê tư vấn.

Ưu điểm của Business case

Việc phát triển các business case mang lại những lợi thế thực sự:

• Business case giúp xác định và đánh giá các lựa chọn thay thế và so sánh chi phí và lợi ích tương đối của chúng. Business case là một công cụ để hoạch định chiến lược và ra quyết định.
• Mục đích của business case là phác thảo kế hoạch của tổ chức cho dự án - rủi ro, lợi tức, khoản đầu tư cần thiết, thời gian và điểm hòa vốn và các yếu tố khác.
• Điều chỉnh kỳ vọng của các bên liên quan đối với cách tiếp cận của dự án, kết quả và lợi ích của một sáng kiến.
• Nó làm tăng khả năng thành công của một dự án.

• Business case có thể được chuyển thành một dự án kinh doanh. Nó nêu bật các mốc quan trọng của dự án và cách áp dụng các nguồn lực của dự án.
• Tăng khả năng thành công do được tính toán cẩn thận và đo lường kỹ lưỡng, có phương án dự phòng rủi ro
• Phân tích chi tiết về chi phí, doanh thu và tác động ròng của khoản đầu tư giúp hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác